【管理職職涯導航 2】新手主管遇到的挑戰有哪些?該如何克服?

Apr 04, 2024
Henry Hung

新手主管在職場上會面臨許多挑戰,創辦人 Henry 洪偉騰從企業訓練/教練的心路歷程,分享新手主管最常遇到的 4 個挑戰,並提供一些實用技巧,幫助新手主管在職場上一步步取得成功。

上一篇文章【管理職職涯導航 1】該怎麼評估自己適不適合管理職?從「管事」還是「管人」談起,我們談到了如何評估自己是否適合當主管,這篇我們接著討論:初階管理者/新手主管會遇到哪些常見挑戰?

新手主管最常見挑戰一:心態轉換

絕大部分人在接觸管理角色時,第一個面臨的大問題就是:心態轉換

有句話說:「換了位置就換了腦袋。」第一次聽到的人都會覺得這是在諷刺升官的人,所以潛意識裡會希望,當有天自己可以帶領他人時,也要維持跟以往相同的做法,當個受人喜歡的好主管。結果當上主管後,就出事了。

最常見的狀況就是:不好意思/沒有勇氣當壞人,下達不受歡迎的指令

例如遇到成員做錯或者需要糾正的地方,不好意思說出來,或者輕輕放過。幾次下來,犯錯的人就會覺得這不是大問題,養成散漫的心態。然後其他本來守規矩的人,發現這樣做沒關係,就會有樣學樣,接著就會越來越嚴重。

舉個上班遲到的實際例子。當某 A 已經超過公司允許的彈性上班時段後才上班,導致會議無法正常舉行時,如果不加處理,就會傳遞出會議其實不重要的訊號。接下來,其他人看 A 遲到都沒關係,就會開始有樣學樣,越來越多人遲到。只要有人開了頭但沒及時處理,就會有其他人模仿跟上。所謂的「破窗效應」就是這樣的情況。

比有樣學樣更嚴重的狀況是,認真守規矩的同仁覺得不公平:我認真做事,卻跟打混的人得到一樣的結果。違規卻不受懲罰,那我何必辛苦守規矩?最後,累積的不公平情緒一次爆發,直接離職。

從結果來看,摸魚打混的繼續照舊,認真負責的卻離職,整個部門戰力下降。這到底是誰的問題呢? 其實就是管理者的不作為造成的。

因此,請記得:「當你不懲罰做壞事的人時,實際上你是在懲罰守規矩的人。

所以「換了位置就該換腦袋」,轉換心態,請在必要時勇敢,下達不受歡迎的合理要求。

你可以這麼做:要有當壞人的心理準備,不要當爛好人。

該扛責任、該站出來的時候要挺身而出,讓底下的人知道這個主管可以跟。另外,遇到高層吵架,要學會何時該趴下閃子彈,何時該閉嘴也要懂,不是所有事情都可以據理力爭。

當上主管後,事情不再非黑即白,職場政治敏感度一定要有。

新手主管常見挑戰二: 不懂授權、事必躬親

通常會被提升到初階管理者,都是因為在原本職務上表現出足夠的專業水準,勝過大部分的同仁,甚至有可能是團隊中專業技術最厲害的人。此時在初階管理者的眼中,可能會產生這樣的心態:底下同仁的能力都不如我,做事效率慢品質也不佳,還不如我自己直接下去做來的快又好。結果,自己的時間都花在執行應該分派下去的事項上,同仁不知道要做什麼,管理者卻忙得要死還做不完。整個團隊工作進度瓶頸卡在管理者身上。

新手主管應認清管理職責,合理分派任務,否恐拖累團隊工作進度。圖/pexels.com。
新手主管應認清管理職責,合理分派任務,否恐拖累團隊工作進度。圖/pexels.com。

如果當上組長,卻還在做資深工程師的事,那要你當組長做什麼?公司就繼續讓你當資深工程師就好啦!

你可以這麼做:搞清楚自己職務的職責(R&R, Role & Responsibility)是什麼。

做該做的事,而該分派出去的任務就放下去。當你底下的同仁遇到困難時,協助他們解決問題,但不是替他們完成本該由他們完成的任務。

另外可以強化專案管理能力,從基礎必備的 PDCA 開始,逐步強化到各產業各自的標準流程手法(PMP、ISO…等),都會非常有幫助。

新手主管常見挑戰三:溝通不良

當管理者的其中一個任務就是,承上啟下的溝通。 但絕對不是上面說甚麼就原封不動轉達,而是要用同仁聽得懂的方式去溝通。不同位階的人所在意的點都不一樣,這就是中間管理職務存在的價值之一。

對於理工人來說,溝通是一門在學校從來沒教過的事。跟機器溝通可能比跟人溝通還要簡單。因此「與人溝通」是需要刻意去培養的能力。

此時,跨部門溝通也會開始頻繁出現。當跟平行單位溝通時,要學會軟硬兼施。要學會何時該放軟身段,何時要硬起來,對方才會配合。但也不能總是來硬的,只會 highlight 對方(釘對方),遲早會被反撲。

因此,提升溝通能力就是此時的重點。

你可以這麼做:學會分辨 DISC 人格特質,然後學會「見人說人話,見鬼說鬼話。」

(DISC 人格特質是一種人格分析模型,將人們的行為模式分為四種類型:支配型、影響型、穩定型、分析型。後續我們會再深入介紹。)

請注意這不是要你去胡說八道,而是說要學會用對方聽得懂的語言去溝通。

新手主管常見挑戰四:感到不安,缺乏自信

當時間越來越多地分配到管理工作上,新手主管會發現自己原本擅長的專業程度開始停滯不前,甚至下滑,尤其在科技行業技術更新速度快,感受會更強烈。而管理能力此時也還不夠成熟,進而開始擔心自己的職涯發展。這種問題最常發生在剛擔任管理職的前一兩年。

有些人會在此時回頭抓緊技術能力,有些人則是選擇加速往管理職務發展。沒辦法說哪個是對或錯,都是個人的自由選擇。

但如果未來想要往更高的管理職務走,請務必堅持,然後調整學習方式。從【親身體驗然後學會】,改成【從他人經驗中學習】,縮短自己的學習曲線。

調整學習方式,能夠有效降低剛成為新手主管前兩年的不安感。圖/pexels.com。
調整學習方式,能夠有效降低剛成為新手主管前兩年的不安感。圖/pexels.com。

你可以這麼做:主動積極學習。

參加各種研討會 / 自費或跟公司申請補助,參加培訓課程 / 閱讀管理相關書籍 / 向有經驗的前輩或專家請教,都可以有效的加快速度,並融入到工作中。

當你爬上山頂,攻克一個小目標,要再往更高的山邁進時,一定會有段下山再上山的路段。


以上是初階管理職最容易遇到的幾個問題,與建議解決方式。希望對看到這邊的你有所收穫。有任何想法或意見回饋,也都歡迎留言讓我知道!

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作者介紹

Henry Hung

軟體工程師出身,具有研發及業務雙重經驗,曾創下 8 年內 6 次升遷紀錄。擔任過外商研發部門主管、專案經理、業務經理、產品行銷等職務後,自行創業從事線上課程產業,專注在職場領域的管理職與專業技能培訓,協助每個人成為更優秀的自己。【職場要發光,就找人才邦】

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