【Meet.jobs 專題】遠端工作大時代來臨! 打造高效遠距團隊必看四個重點心法

Apr 04, 2021
Evelyn Chang

超過數百萬的企業員工在 2020 年由於 COVID-19(新冠病毒,俗稱武漢肺炎)疫情延燒而被迫遠端工作,2021 年隨著新冠病毒疫苗開始在全球陸續施打,疫情的減緩似乎露出一線曙光。然而因為疫情衝擊而大幅改變的辦公室工作場景,卻似乎再也無法完全回到從前。

根據美國研究機構 Enterprise Technology Research(ETR)調查,隨著遠端工作的生產力逐步提高,預計到 2021 年永久在家上班的人數將增加 1 倍。而 PwC 全球聯盟針對全球 32,517 位受訪者所做的《2021希望與恐懼調查報告》(Hopes & Fears 2021)中發現,可以選擇遠端工作的工作者中,只有不到一成願意回到完全傳統的通勤和工作環境,尤其是專業人士及辦公室工作者,更能接受在家工作。超過七成以上希望理想的工作環境中,遠端工作可以佔工作時間一半以上的比例。

圖片來源: PwC

許多第一次嘗試遠距工作的工作者,在體驗過無須每天早晚通勤或耗費大量交通時間只為了參加冗長會議的滋味過後,發現原來遠端工作可以不減損生產力,又能夠有更好的生活品質,在過程中也學習了許多遠端工作的科技與工具,現在的他們已經慢慢習慣了遠距工作的型態,並明確表達希望這樣的彈性選擇能夠持續。

而企業端為了吸引人才,也需要重新思考如何讓遠端工作成為員工良好工作體驗的一部分,不只是作為員工福利,更重要的是重新思考組織架構與工作流程,公司文化與管理風格的調整甚至重塑,真正的為後疫情時代的挑戰作好準備。

遠端工作讓企業更容易招募全球人才

對於企業來說,其中一個遠端工作帶來的機會點就是更容易實現的全球遠端招募,隨著越來越多人接受甚至主動找尋遠端工作的選項,如果你願意,你可以接觸到更多來自全世界各地的人才。對於一開始就以全球市場為目標的新創企業來說,是讓人非常興奮的機會和趨勢。

「想要在馬爾默市(Malmø)招募人才是個挑戰,你必須與很多瑞典大企業共同競爭,他們的全球影響力以及名聲讓當地的新創難以直接競爭。」來自瑞典的 AI 溝通教練新創 Your Speech Factory 的執行長 Vincenzo De Salvo 說明為何選擇組建遠端團隊的原因:「我們從2017年公司開始,就都採用遠端招募的形式,透過遠端人才招募,我們得以在全球聚集許多專業優秀的團隊成員,目前在瑞典北部,義大利、台灣、美國、捷克、立陶宛、阿爾巴尼亞以及北馬其頓都有遠端工作的員工。」

馬來西亞成長最快的股權眾籌平台 MyStartr 也遇到相似的情況,MyStartr 執行長吳文彬說:「最一開始我們都是和朋友介紹的外包公司合作,直到業務量成長之後就希望能有一位 inhouse 的工程師進行持續性的平台改善和幫公司建立更好的資訊架構,但是馬來西亞比較資深的工程師真的不好找,非常搶手,好的工程師不只在意薪資,更希望公司能夠有其他工程師團隊可以合作學習,但因為團隊暫時沒有擴大工程團隊的規劃,擔心好的工程師來了也會很快走,所以就有點苦惱。」

吳文彬笑著說:「那因為我自己其實大學是台大資工系的,一直都滿相信台灣工程師的技術專業能力,meet.jobs 創辦人林昶聿就建議我在 meet.jobs 找找看台灣的遠端工程師,反正沒找到又不用錢~結果我們很幸運很快就找到了正在找遠端工作機會的資深工程師 Mike。」

Your Speech Factory 的執行長 Vincenzo De Salvo 認為遠端徵才對於新創來說還有一項很實際的好處:「對於以全球市場為目標的新創來說,像是歐洲、美洲或是亞洲,遠端招募讓你能夠招募來自你目標市場的員工,他們可以提供你許多更直接對於當地市場的理解以及不同的觀點,對後續發展有很大的價值。」

當地理位置不再成為招募的限制,打造一個真正意義上的多元團隊更容易被實現,對於過去無法負擔員工搬家安置費用的中小型公司來說,也打開了更多的可能性。

讓遠端團隊成功的四個關鍵重點

新的機會同時也帶來了新的挑戰,很多企業在遠端工作的模式上有過許多的嘗試,並從中不斷學習和成長。以下是四個打造高效遠端團隊的重要心法,希望能提供給大家作為參考。

 1. 為你的遠端團隊找到對的人

雇用對的人然後相信他們能做好自己的工作。自動化軟體公司 Zappier 分享了他們作為一個全遠端公司一路以來的心得與學習,第一個最重要的元素就是: 「團隊」。

MyStartr 執行長吳文彬分享:「我在 netflix 的《零規則》這本書裡面看到了我覺得最貼近我理想的管理模式,但是這種模式能執行最重要的前提是,公司的人才密度必須非常高,當公司都是人才而不是只追求及格就好的員工的時候,後面的管理就會變得非常容易。」

你應該要非常清楚你在尋找甚麼樣的人,甚麼樣的人才最適合你的企業,才可能增加遠端招募成功的可能性,不然當選擇越多,花在招募上的時間成本也會跟著增加。

雖然優秀的人才具有許多共通的特質,但是有一些特質在遠端工作時更為重要。以下是幾個你在遠端招募時要尋找的人才特質。

主動積極

在家工作難免會遇上需要自己解決複雜問題或是釐清狀況的時候,而且很多時候會缺乏來自管理階層清楚的引導,這時候就會需要員工可以更積極主動的去驅動專案的進度,達成目標,擁有能夠獨立做決定並且為自己的決策負責的擔當和執行力。

如果是較為被動的性格,總是在等待下一步的指示,並且需要很多引導說一步做一步的人,恐怕無法在遠端工作上有很好的表現。「既然我們並不一定每天開會,有時你會需要自己判斷並且根據之前討論過的計畫和目標去推動專案的進行。」Salvo 補充說。

自動自發雖然不管在哪種工作場景都是很好的特質,但對於遠端工作特別重要。從主動發起各種不同的專案,時間管理的紀律,到很快釐清工作任務的優先順序,成功的遠距工作者要有在沒有清楚引導的情況下自己獨立完成不同任務的能力。

價值認同

雖然紀律對於遠端工作很重要,但是更理想的驅動力來自於內在價值的認同,不是因為必須做而做,而是出於對公司價值與文化的認同,對工作本身的投入以及成就感,這種來自內在的動力能讓遠端工作者的工作表現更穩定。

「如果人們不認同你的使命與願景,他們無法與你產生比較深的連結,很自然的他們對待工作就比較不會那麼積極或是充滿活力。」新加坡 AI 公司 DC Frontiers 的技術長 Kenneth Ham 提到他們在應徵時非常重視求職者是否認同公司的核心價值。「雖然找到對的人始終是個挑戰,但是絕大部分我們錄取的人,你可以從他們問的問題裡,他們的投入程度感覺到他們是否對於公司所使用的技術以及想解決的問題充滿熱情。」

優秀的溝通能力

溝通能力,特別是寫作能力對於遠端工作非常重要。在遠距的情況下,團隊成員需要大量使用內部訊息溝通的平台以及以文件紀錄非常多討論與溝通的結果,至少一半以上的溝通會是書面溝通而非口語溝通。所以能夠清楚表達重點的寫作能力對整體團隊的成功就變得前所未有的重要。

當然良好的語言能力也是基本,Kenneth 說:「當我們在應徵時,有一個滿重要的條件是能否流暢用英語表達想法與意見的能力,因為我們的團隊成員遍布許多不同的國家,在跨國協作的溝通上,良好的英文能力是必要的。」

2. 打造最佳遠端工作流程

打造清晰的團隊協作以及溝通流程可以有效提升工作效率,更重要的是確保沒有漏接球的情況,這在遠端工作的流程中是時常會出現的問題。

當企業過渡到遠端協作的時候,可能會需要檢視現有流程並因應遠端會發生的一些不順暢的地方做出必要的調整,像是責任劃分的確認等等,並讓團隊的每個人都清楚知道。

「讓團隊理解新流程的重要性以及對企業的商業影響是非常重要的,另外透過自己的嘗試中糾錯,不斷優化,打造最適合自己的流程也是很重要的心態。」Kenneth 提到在 DC Frontiers 裡遠端工作的流程也是經過不斷的調整與改善 :「 不要只因為像是 Google 和 Facebook 這樣的大企業採取甚麼樣的流程,你就複製貼上,每個企業的規模不一樣,面對的挑戰和要解決的問題都各自不同,不可能期待同一套方法可以萬用。」

在打造和實行新的工作流程時 Kenneth 也提醒大家要有耐心:「流程當然很重要,但是最重要的還是團隊,要有同理心和耐心,在轉換成新的工作流程時,感到有些混亂是非常正常的,人們需要時間去適應新的流程,特別是如果這包含好幾個團隊共同協作的時候,像我們即使只有大概一百多位員工,仍然需要花滿多時間和努力讓流程越跑越順暢。」

3. 以成果評估表現而非工作時數

雖然不是每個工作都能遠距,研究顯示遠端工作對於較為複雜但獨立的工作類型是有正面的的幫助。

然而哈佛商業評論上發表的研究顯示,有許多遠端管理的主管正在掙扎於如何讓管理更有效,百分之四十的主管對於他們遠距管理團隊的能力沒甚麼信心,另外有超過三分之一的主管仍然覺得員工表現得比在辦公室還差。這樣的心態造成許多員工覺得不被信任,而且覺得主管過於「微觀管理」(micromanagement),反而造成員工更大的心理壓力。

信任對於遠端團隊管理的成功上非常重要。Gartner 副總裁 Aaron McEwan 表示:「遠端工作的成功與否在與你是否能信任員工會把他們的工作做好,即使你看不見他們。」

MyStartr 執行長吳文彬說:「到最後,我覺得績效比較重要,反正即使在辦公室他也不一定都在工作,所以你有沒有辦法把那個結果做出來才是重點,公司要的不是苦勞而是功勞,如果你能花比較少的時間做出很好的成果,我不需要你花更多的時間。」

為你的團隊設定實際的可被測量的目標,然後以此作為依據來評估,不需要花時間作無謂的擔心,你的團隊將會表現得很好,如果你願意採取更賦權,減少控制的管理風格。

 4. 更努力培養團隊凝聚力

就算是遠端工作最強烈的支持者也會同意,缺乏面對面的交流的確對建立團隊凝聚力不利,而且根據許多研究指出,長時間孤單的狀態很容易對人的身心健康產生負面的影響,同時影響到工作上的投入程度與生產力。

「因為你不再能和同事們一起共進午餐,或是有人經過時聊個天,那些部分全部都不見了。」Your Speech Factory 的執行長 Vincenzo De Salvo 分享他們所採取的作法:「然而我們仍然覺得這種互動是很重要的一部分,所以每周一早上在進入工作會議前我們會先花一些時間,聊一聊大家周末過得如何,有沒有做甚麼有趣的事,或是目前的狀態等等。」

而因為心理和實際的距離,遠端工作者很容易就會覺得自己與組織以及團隊是有距離感的,沒有歸屬感,這種疏離感也對於團體凝聚力形成滿大的挑戰。如同在實體辦公室會有各式各樣增進感情的活動一樣,遠端也有許多有幫助的做法,可以幫忙減輕這樣的狀態。

「我們有很清楚的報告制度和組織架構,每個人都有一個負責的主管,而每週這些主管都會安排 30 分鐘一對一的面談時間,員工可以自己準備要談的事項,從他們的想法、憂慮、感受,從個人成長到職涯規劃。」DC Frontiers 的技術長 Kenneth 分享:「重點是讓公司有與每個成員連結的機會,讓他們感覺自己是大家庭的一份子,而不僅僅是一個遠端的人力,沒有人在乎。」

另外像是每周有固定的團隊流程也很有幫助,像是每周/每日的團隊會議,以及確保聊聊工作以外的主題的線上聚會,線上聚餐,還有下午茶休息時間、或是像是定期舉辦一些有趣的小活動,線上一起玩遊戲等等,都可以增進遠端團隊的互動與凝聚力。

混合遠端的工作模式將成為未來的主流

因為人本質上仍然是渴望互動的群居動物,很明顯的遠端工作並無法完全取代傳統辦公室的工作。

在被問到關於後疫情時代的工作趨勢時,MyStartr 執行長吳文彬說:「這波遠端工作的浪潮會讓更多企業和個人學習到相關的工作能力與管理方式,即使是最傳統的公司,也會被迫改變,加速數位化的轉型。」

很可能就像 Radwar 的行銷長 Anna Convery-Pelletier 在這篇文章所說的一樣,辦公室的使用場景將會變成可以讓同事進行腦力激盪,專案討論以及 Team Building 的地方。其他可以獨立執行的工作,就能讓員工透過遠端工作的方式進行,辦公室將會有截然不同的意義和空間運用,變成是激發創意與團隊凝聚的開放空間。

圖片來源:Gartner

即使疫情消退,已經有許多公司開始著手建立部分甚至是全遠端的團隊,準備好轉換成混合遠端的工作模式,可以預見的是,越來越多遠端工作所帶來的挑戰將會被慢慢克服,而遠端工作所賦予的彈性將會成為新一代工作者期待工作場景樣貌的新常態。

延伸閱讀

買不到口罩,那就在家上班!跨國遠距工作的薪水談判指南

這些管理方式和工具,讓遠端工作的溝通和管理水到渠成

相關職缺

【910K - 1.6M/年】【IM APP】Senior Android Developer 資深 Android 工程師

ChitChat Technology

910000 1600000

TWD
2021-03-22T09:00:45.156+08:00

Engineer (Frontend)

SCMP

60000 120000

TWD
2021-03-10T18:13:54.613+08:00

軟體工程師 (Web / Mobile app Developer)

Oursky Limited

900000 1608000

TWD
  • 精選
2021-03-25T16:27:30.977+08:00

作者介紹

Evelyn Chang

卡內基美隆大學藝術管理碩士,從戲劇、藝術管理到數位行銷,不變的是對這個世界的好奇心與對生活的熱情。熱愛行銷與學習,持續關注創業、社群與網路發展。希望這個世界因為自己的存在而美好一點點,Let's connect & learn!

Bitnami