這些管理方式和工具,讓遠端工作的溝通和管理水到渠成

Aug 12, 2020
Sharon

跳脫辦公室的嚴肅氣氛,自主安排自己的時間,累了還可以到廚房泡杯咖啡休息片刻,或坐在沙發上擼貓充電。遠端或在家工作一直是部分人士趨之若鶩的工作模式。今年,在新冠肺炎疫情的催化下,遠端工作的趨勢在全球遍地開花,商業巨頭 Amazon、Google、Facebook 等紛紛採行遠端工作,改變了企業辦公的面貌。

遠端工作時代的來臨,遠端有哪些面向?什麼行業適合遠端?哪些工具可以有利於遠端工作?管理人員或部屬又該怎麼運作? Meet.jobs 創辦人林昶聿特別整理出遠端工作需注意的事項和可善用的管理工具供準備投入或已經遠端作業的管理人員及職員參考,提高工作效率。

他指出,IT,軟體業,業務導向行業如人才媒合、保險、直傳銷,數據分析,數據行銷等都很適合遠距。「教育只要可以克服溝通、學習品管問題,也很適合遠距,因為教育本身就跨越時空,譬如亞當斯密的《國富論》基礎至今仍為人們所用,就是超越時空的一個證明。」林昶聿說。

不過,「如果涉及生產硬體產品,需要生產線、倉庫、物流的工業或服務業,就沒那麼容易可以實行遠距工作模式。」至於要如何判斷什麼工作適合遠距作業,林昶聿表示,只要是可以外包的工作,基本上都適合遠距。

遠距工作的自我管理方法

遠距工作的管理方式共分為自我管理、團隊管理和向上管理三個面向。在自我管理方面,林昶聿鼓勵遠端工作者參考政務委員唐鳳的「番茄鐘工作法」,即清楚規劃好自己做事和跟別人共事的時間,提高工作效率。

「唐鳳的番茄鐘工作法是這樣,你連續處理手頭上的工作 25 分鐘後,停下 5 分鐘去做溝通的動作,譬如我今天要寫程式或文案,我花 25 分鐘去做,25 分鐘一到,我就停下來查看有沒有需要回覆的訊息,並在這 5 分鐘內回覆,然後再延續這個循環。」林昶聿說道。

他指出,遠距離溝通無效通常是因為當事人沒有好好區分做事和溝通的時間。「你平時在辦公室和同事朝夕相對,你能夠直接確認他可以溝通的時間,但遠距工作,我們看不到對方,用這種方式就可以確認當事人手中忙的事情不會被打斷,也不會有鬧失踪的問題。」

「遠距工作最關鍵的是溝通好協作的方式,使用什麼工具倒是其次。」林昶聿強調。

團隊管理 不要抗拒開會

至於團隊管理,則要區分好責任和權限,並定義好需求、時間及成本。更重要的是「不要抗拒開會」。林昶聿直言,近幾年很多新創公司或新興產業會特別強調「不開會」的作風,彷彿開會是很沒效率的事,「我覺得該檢討的不是該不該開會,而是開會的效率。」

他說,不開會的其中一個顯著缺點是,事情的傳達一定有「漏網之魚」,所以要確保事情有良好傳達,最好的方式是約個時間開會,哪怕是 5 – 10 分鐘也好。

此外,林昶聿認為,好的主管會花大量的時間在做指導工作,「遠距跟在辦公室共事不同,不能有問題才找主管,可能一兩天就需要下屬回報,就算沒問題也要回報,因為主管需要掌握進度,同時也能透過這種溝通方式去掌握下屬的績效。」

向上管理 主動匯報工作

再來,在遠距工作的時候,向上管理特別重要。林昶聿表示,「下屬在遠距工作的時候,必須定期跟主管或老闆溝通、協作,不要等主管來找你,自己要主動向上管理。如果都默默做自己的事情,很容易跟老闆、主管和客戶的需求斷線,最嚴重的後果可能會被認為是冗員。」

遠距工作溝通最重要 好用工具一把抓

遠距會議 / 溝通⼯具 :Skype、Zoom、Google Meet

內部溝通⼯具 :Slack、JANDI

⽇曆:Google Calendar

檔案共享⼯具 :Google Drive、Dropbox

線上⽂件協作⼯具 :Google ⽂件、HackMD

專案管理⼯具 :Trello、ClickUp

版本需求與任務追蹤 :GitHub、GitLab、Redmine

設計協作⼯具 :Figma

遠距工作更成果導向 也更強調自我管理

林昶聿表示,「遠距會使工作模式變得更成果導向,在評估個人表現上比較客觀;再來,也會讓人更傾向自我管理,如果你自我管理良好,你的時間和資源會變多,可以有更多機會和跟多人協作,不一定要透過公司。」

「大遠端時代的溝通、協作和管理要奏效,精髓就跟中國資深媒體人羅振宇(羅胖)提出的 U 盤式生存方式相符,即:自帶信息(本人的專業)、不裝系統(不一定要去配合公司文化、管理規則)、隨時插拔(隨時換工作場合)、自由協作(跟任何人都可以配合)」,林昶聿說到。

在遠距工作成為趨勢下,他也建議求職者可以在履歷裡呈現自己的遠距經驗,特別是強調自我管理及和別人協作的能力,為自己加分。

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作者介紹

Sharon

Meet.jobs 實習編輯,一名對世界充滿好奇的童鞋。 「世界很大,人很渺小,但人因夢想而偉大,所以懷抱達米(Dummy)的心態求進、學習。」希望透過 Meet.jobs 專欄文章的分享,讓各行各業的工作人士更能互相了解、互相扶持。

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