躋進 IKEA 全球總部 台籍 UX 設計師分享錄取秘訣

Jun 22, 2021
Kevin

IKEA 面試都問什麼?什麼樣的表現才能贏得 IKEA 的 offer ?目前人在宜家家居全球總部(荷蘭)當 UX 設計師的 Kevin Chang 不藏私分享自己 2021 年初面試 IKEA 的流程、考題與應對策略,希望幫助應徵者做好迎接挑戰的準備。

今年年初回台灣休假順便做年菜時, 我收到 3 間歐洲總部的 UX 設計師面試邀請, 分別是荷蘭做半導體的 ASML、德國家用電子龍頭 BOSCH 和瑞典平價家具龍頭 IKEA。

最後我到了 IKEA,作為公司目前唯一一個會說中文的設計師,正在適應新團隊與截然不同的挑戰,讓我大開眼界,是個非常有意思且具有文化感染力的公司。

IKEA 總部的設計師不設計家具,而是在設計一套更好的系統,教全世界的 IKEA 員工怎麼經營一間成功的 IKEA。

IKEA Sweden
Photo Credit: Kevin Chang

用 SWOT、JD 分析自己與公司的契合度

🌲面試前的準備

能通過第一階段履歷的審核,代表面試官對你是感興趣、是好奇的。接下來就是如何整理好自己的思路,在面試的過程中可以精準地回答問題、表達自己。

🌵了解自己

面試很重要的一部分,就是讓面試官們了解你,如果自己都不清楚各個面向的自己,又怎麼能說服他們錄取你呢? 我從內在跟外在去分析自己的目標,用 SWOT 方法,先找出個人能力的優劣勢,再看現在的公司、同事、主管,整個環境的優劣勢。

💡我當時的狀況:

因為是在小新創,我累積了很多不同功能開發的設計經驗、直接與大老闆、利害關係人討論提案的機會、並導入一些過去沒有的設計流程與制度標準;不過伴隨而來的顧慮是,缺乏與設計師們、跨部門合作的經驗、不清楚企業級的設計開發流程等等。 這樣的分析除了可以審視目前的工作是否還值得留下來繼續努力,亦或是有什麼非換不可的理由。同時也能套用在面試問答上,清楚告訴面試官為什麼你是他們理想的設計師?你離開現任公司的原因?你想加入他們團隊的原因?…等。

🍪小 tips: 這方法也能用來分析現在的自己轉換到國外工作的優劣勢和潛在的機會與風險,能更理性地去看待自己,找到職涯下一步的方向。 而且相信面試官也會很好奇為什麼做這個決定。

🌵了解公司

我會直接從招募資訊開始剖析。

Ikea company description
Photo Credit: Kevin Chang

部分的公司會直接跳到描述工作內容,不過也有些會在開頭簡單講述一下公司背景。這個地方就是很好的機會去了解公司的理念和價值觀。

看看公司是怎麼描述他們的營運,怎麼講述他們認為理想的人才該有的特質。這些無形的東西很多時候甚至比工作經歷還來得重要,畢竟大家在找的是一起長久共事的同事。所以藉由找出這些關鍵字,好好審視過去的經驗是否展現了這些特質,或是這些價值是否就是自己在追尋的。

如果這些價值與信念能讓你感到躍躍欲試,那是最棒的狀態,請好好在面試的過程中展現出來,那個態度與神采是騙不了人的,會非常有感染力。

🌵了解工作

Ikea job description
Photo Credit: Kevin Chang

從工作描述(Job Description)中去找到團隊的合作方式,具體的職責內容,這邊的關鍵字可以用來提醒自己作品集是否有缺漏的部分,或是在面試中可以強調的地方。

通常大公司在工作職責上會切的很細,除了文件的描述,也可以在面試過程中先向面試官詢問清楚。不要很開心地說完自己的使用者研究內容如何推導出好的設計提案後,面試官卻說他們想找的是專門做原型測試的人才。到當下才發現兩邊的期待都有落差,那是最可惜的。

首先展示對公司的認同

🌲面試過程

🌵第一階段 文化、熱情、期待

我自己的經驗在第一階段不外乎就這三個方向,通常是由 HR 以電話或是視訊做半個小時左右的面試。這邊就不把所有問題列出來,但可以透過這三個點去延伸各種問題,讓自己做好準備。 以下只講述一些碰到比較有印象的問題。

✔了解你是否符合、認同公司的文化和價值

IKEA 的 HR 是我遇過最執著這個問題的,為什麼想加入 IKEA,除了大公司的資源(我的答案)還有其他想加入的原因嗎?為什麼想來 IKEA 做 UX?你對進 IKEA 有什麼期待? 現在進了公司也體會到,他們真的從上到下都非常重視 IKEA 的文化和傳承。

✔了解對於這個職位、設計工作的熱情和期待

具體可能會問到過去工作碰到的挑戰、喜歡的地方、不喜歡的地方。 職缺的部分比較特別的是 ASML 有問到期待管理層能給這個職缺什麼樣的協助。也有碰過IKEA 主管從他的角度描述完他對這職位的期待後,反過來再問你一次這工作是否有符合你的期待。 在這階段我也有被問到對於薪水待遇的期望,功課真的要準備好。

🍪小 tips: 我的經驗是大公司都會很在意且重視員工的價值認同,還有觀察面試者對於設計的熱情跟豐富的經驗是特別聚焦在什麼地方(因為往往職務都會很專精在設計的某一塊)。 在準備面試時,可以好好看一下背景資料,在面試的過程中也多問問面試官,把彼此的期待拉得更近一些。

秀個人專業力與溝通力

🌵第二階段 能力、合作、溝通

有了前面初步的了解,下一個階段會更著重在專業能力,跟解決問題的邏輯。

✔能力

1. 請講述一個設計心理學是如何應用在你過去的設計上?
2. 為什麼那個項目不考慮做市場測試而是內部測試?
3. 這項目中你是如何發想出不同的解決方案,又如何收斂?
4. 如果沒有所謂的競品,你會怎麼辦?

✔合作與溝通

1. 如果產品經理覺得你的方案他不能接受,你會怎麼做?
2. 你喜歡在設計初期就得到快速的回饋嗎?為什麼?
3. 如何面對批評、回饋? (幾乎每家必問)

🍪小 tips:聽到沒準備過或從沒想過的題目時肯定會感到錯愕,但務必提醒自己先冷靜下來,不需要急躁地拋出答案(這也是我常犯的錯)。 如果覺得資訊不夠清楚,可以再詢問一次面試官,最怕的是你覺得你回答了問題,但卻不是對方想聚焦的地方,當腦袋有不止一個回答的方向和角度時,我會提出問題來討論,面試官通常都很樂意分享更多想法,讓你能更精準地回答,替面試加分許多。

先釐清考題 忌急於解答

🌵介紹作品集

Photo Credit: Kevin Chang

在這邊我一樣是三個核心:
✔問題是什麼?
✔該如何解決?
✔帶來的成果?(有具體數字最好)

✔問題

我不會著墨太多在描述問題,而是著重在我怎麼定義出這是個問題。

設計師的工作就是解決使用者的困擾,不過別急著就討論起解法,先把問題框清楚、畫明白,解決方案才能正中靶心。

✔如何解決

講述解決問題的邏輯,讓面試官可以想象就算未來交付給你不同的專案,你也有一套清晰的思路與設計方法來幫他們解決問題。

如果這個項目是聚焦在使用者心理(例如:對小新創公司的不信任感、對全新產品的風險擔憂、或是不同經驗使用者的心理模型),這樣的問題我通常會從文獻研究找出使用者行為背後的脈絡,有什麼可以解決的應用方法,然後從中發展出具體的設計方案。

如果是流程和介面設計出了問題(例如:使用者在 App 上很常迷路、操作時常點錯、對某核心功能不感興趣),我則是從定義使用者的核心目標為起點,搜集信息(利害關係人訪談、問卷搜集、原型測試…等),再發展可行的設計方案,然後延伸下去。

✔帶來的成果

解決問題不能只是口說無憑,在最後的 take away 應該讓面試官能清楚看到你的設計具體帶來什麼改變。除了設計的前後改變,應該也要有使用者的反饋、或是具體的數據佐證,讓面試官能看到你帶來的商業價值。

🌵第三階段

✔實作

不一定每間公司都有回家作業、或是現場實作的環節,像 IKEA 就完全沒有。這邊我想提一下在 BOSCH 面試時候碰到的白板挑戰 — Whiteboarding Challenge

💡白板挑戰

面試者會在面試當下收到一個設計問題,可能是隨機的一個訂餐 APP 開發的構思,或是針對該公司的某個功能的改善。重點不在你多有創意、能給出多少點子,而是看你解決問題的思考邏輯,還有如何跟面試官互動與討論問題。

這是我第一次被告知要做這個挑戰,當時查了很多資料,做了不少筆記,也寫了一個模板幫助我在面試作答時能提點自己,確保所有解決問題的思路都面面俱到。

whiteboarding template by ikea taiwanese interviewee
Kevin 的 Whiteboarding 模板。

我自己分了三大點,幫助在發想概念前,先好好把問題定義清楚。

1. 理解使用者的 4 個 W:

WHO
👉 為什麼(這 APP、這功能、這個改版)對使用者來說很重要?
👉 有什麼使用者類型?
👉 對於他們的行為跟問題,有什麼前提假設?

WHAT
👉 使用者的需求是什麼?
👉 他們的痛點是什麼? WHERE
👉 使用情境是什麼?找到 Use cases

WHEN
👉 在使用者旅程中(User Journey),他們在哪個部分會碰到這個問題

2.目標

👉 使用者的目標(產品的 Vision)
👉 商業的目標 (KPIs,如何評估成功)

3. 假設與限制

在定義問題的過程中,因為時間和研究深度的關係,我們會發現許多得先放著的假設條件。譬如在設計登機通知 app 時,我會假設使用者事先已經做好線上 Check in,所以我們可以取得使用者的基本資料。列出這些條件,能讓自己的設計方案更聚焦,也告訴面試官你想的夠透徹。

很多文章分享提到可以多跟面試官交流,一起把問題定義清楚,我當時也是抱持這樣的期待,但並沒有。在我那場面試,公司的設計師丟出問題後就一問三不知,得完全靠我自己去一步步把問題推敲清楚,不過切記,在思考問題時,那些心中的想法都要說出來、寫下來給他們看,告訴他們接下來你想怎麼做,讓他們看到你的思路。

papers on a desk
Photo Credit: Kevin Chang

因為是線上面試,我當時把流程的筆記寫下來,直接貼在電腦後面的墻壁上提醒自己😆

反問面試官問題 為自己加分

🌵第四階段

順利通過前面階段,基本上大致已定。這階段我是收到通知將和整個部門的頭聊聊天,主要是想看看我這個人。

我當時是準備了一些工作方面的問題來請教,不過沒想到會議一開頭,大老闆就直接反問我有什麼想問他的,一開始還擔心問題會不會不夠用,但後來發現,我們倆在做菜和古董打字機方面都滿有心得,相談甚歡。結束以後也很快就收到 email 通知接下來入職的流程。

🍪小 tips: 面試不是只看未來跟你工作的情況;他們同時也在看未來跟你相處的樣子。 想想自己生活中的熱忱,有什麼樣的小故事,最近碰到什麼有趣的際遇,讓他們能了解更多的你。

an ancient typewriter
Kevin 近來收藏的60歲義大利打字機。

🌵提問環節

在每階段面試的最後,我都會準備至少三個問題。針對對方是誰,面試在哪個環節了,然後再問對應的問題。

✔對 HR

我會針對面試的流程、個人成長的機會去提問;

✔對設計師和主管

我會想了解他們對這個職位的期待,希望能給團隊帶來什麼幫助,還有它的職涯發展機會;

✔對部門的大老闆

我則是問整個部門的發展方向,目前碰到什麼挑戰,他看過能勝任這份工作的同事們,應該要具備什麼樣的特質和能力?

🌲小結

我覺得面試就是一個審視自己的絕佳機會。在繁忙的工作之餘,能再次想起自己對設計的熱情是什麼,正視自己的強處與弱點,同時也找到能讓自己變得更厲害的地方。

備齊了這些答案,在職場跟求職市場上才能看得清楚,知道自己想做什麼,知道自己接下來還可以怎麼走。

希望這些交手經驗和想法,能給看到這邊的你一些幫助,祝順利~

有緣荷蘭見!

ikea office in amsterdam
Photo Credit: Kevin Chang

本文獲 Kevin 授權刊登,並同意 Meet.jobs 編寫前言及改訂文章標題,未經原作者同意,不得轉載。原文出自 我如何成為 IKEA 全球總部的 UX 設計師

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作者介紹

Kevin

現在在 IKEA 總部做 UX 設計師。 作為目前團隊唯一會說中文的台灣同事,最終目標是讓台灣的滷肉飯出現在IKEA 的菜單上。 持續努力。

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