Jun 13, 2024
Henry Hung
新手主管在職場上會面臨許多挑戰,而是否能夠「有效溝通」,則是管理者成功領導團隊的關鍵技能。「人才邦 Talent Booster」創辦人 Henry 洪偉騰從企業訓練/教練的心路歷程,分享管理者可以用來建立信任、提高清晰度、選擇適當的管道、練習積極傾聽和運用情境領導力的 5 種關鍵溝通技巧。透過掌握這些技巧,管理者可以創造高效、和諧的工作環境,推動協作並實現組織目標。
上一篇文章【管理職職涯導航 2】新手主管遇到的挑戰有哪些?該如何克服?,我們談到了新手主管會遇到哪些常見挑戰。這篇我們接著聊聊主管的「溝通技巧」。
初階主管是個承上啟下(aka 三明治)的位置,需要根據上層主管給的任務,轉化成可以讓底下同仁執行的具體指令。同時,也需要將團隊的成果,轉化成上層主管在意的彙報內容,而不是流水帳報告。這就很需要溝通技巧。請務必記得強化自己的溝通能力。在科技業中,初階主管面臨的挑戰之一,就是如何與團隊成員建立有效的溝通。良好的溝通不僅能提高工作效率,還能增進團隊凝聚力和員工滿意度。以下介紹如何利用溝通技巧,幫助各位成為卓越的領導者。
與部屬有效溝通的技巧一:建立信任
信任是有效溝通的基石。當雙方有互信時,溝通才會順暢。如果下屬不信任主管,工作效率便會受到影響,因為他們會質疑主管的指示是否真誠,獎懲是否公正。因此,建立和維護團隊對主管的信任是至關重要的。身為主管,應該通過下列具體方法來建立和維持團隊對你的信任。
- 誠實:主管應對團隊成員坦誠相待,不隱瞞問題和困難,即使是負面的消息也要如實告知。誠實的態度可以增加可信度,讓下屬感受到主管的真誠及尊重。
- 公開透明:主管應主動分享相關資訊和決策過程,讓團隊成員了解情況,避免不必要的猜測和不安。透明的溝通可以增進團隊成員對主管的了解,建立起相互理解和信任的基礎。
- 言行一致:主管應言行一致,不要說一套、做一套,建立穩定和可預測的領導形象,這有助於同仁對主管的信賴。
另外,主管還需營造一個具有「心理安全感」、讓下屬敢講壞消息的團隊氛圍。主管應明確表示自己願意傾聽下屬的想法,即使是負面的回饋或是與自己觀點相悖的意見,才是一個理想的狀況。若都只報好事,不講壞消息,那通常壞消息傳到主管這邊時,往往收拾起來會很辛苦。因此要建立讓同仁敢講壞消息的團隊氛圍。當主管贏得下屬的信任時,溝通將更加順暢有效,團隊也會更加團結,能夠一起努力達成目標。
與部屬有效溝通的技巧二: 訊息清晰具體
清晰的溝通是為了避免誤解和混亂,確保訊息傳遞準確的關鍵。當訊息沒有清楚傳遞時,下屬可能會對主管的想法及指示產生猜測或疑慮,就有可能做偏,造成時間上的浪費或重工。因此,主管可以透過以下的方式來清楚傳遞指令:
- 簡明扼要:在傳遞訊息時,應該盡量簡潔,避免冗長的描述,突出任務的重點及核心內容。
- 具體指導:為下屬提供明確的指導和期望,讓他們知道應該如何行動和達成目標。包括:
- 明確的任務目標:明確告知下屬任務的目標和期望成果,讓他們對任務有清晰的認識。
- 具體的行動步驟:提供分步指導,讓下屬了解完成任務的具體步驟和方法。
- 可衡量的績效標準:明確告知下屬任務的績效評估標準,讓他們能夠對自己的工作進行評估。
- 雙向回饋機制:建立雙向的回饋機制,允許同仁表達意見和建議,並及時回應他們的需求。
- 5W1H 法:分派複雜任務時,可以使用此方法來確保資訊傳遞的清晰完整。
- What:任務是什麼?
- Who: 誰負責?明確指定任務的負責人,並告知團隊成員各自的職責分工。
- When: 何時完成?明確告知任務的截止日期,並提供合理的完成時間。
- Why: 為何要做這件事?解釋任務的背景和目的,讓下屬理解任務的重要性。
- Where: 在哪裡進行?影響範圍有多大?
- How: 如何進行?有哪些參考資料?
5W1H 法可以幫助下屬對於任務有基礎的了解,遇到突發狀況便能有效地臨機應變,不需要事事都回頭請示主管,而且往往可以得到比主管原本預期更高的成果。
![5W1H 法運用在分派複雜任務上,幫助團隊了解目標與各自的職責。|Meet.jobs 專欄:【管理職職涯導航 3】領導部屬絕不是「下指令」!初階主管該掌握的 5 個關鍵溝通策略](https://column-assets.meet.jobs/content/uploads/2024/06/13171511/pexels-hillaryfox-1595385-1024x683.jpg)
與部屬有效溝通的技巧三:選擇合適管道,溝通事半功倍
隨著科技進步,職場溝通管道選擇越來越多元,包含見面談、視訊對談、語音對談、錄音訊息、Email、即時通訊軟體等。每種溝通管道的特色與用途都不同,選擇合適的溝通方式才能事半功倍。
主管應針對每個不同的溝通目的,選擇比較合適的溝通管道。例如複雜的議題或者壞消息,最好是面對面當面談,才能根據對方反應決定如何調整溝通策略。而通訊軟體只適合簡單的訊息確認,不適合當成正式的任務交辦,因為追蹤會是個問題。記得弄清楚各種溝通管道的特性與優缺點,才能選擇合適的溝通方式。
如果是針對團隊成員,一個很簡單的原則是:表揚要公開進行,批評/指導最好私下。
公開表揚是為了讓其他同仁有仿效的目標,同時可以讓表揚這個動作的效益最大化;而批評/指導同仁最好私下進行,留個顏面給對方,因為沒有人喜歡被公開貶低。如果情況必須在公開會議上檢討或提醒大家,那請記得就事論事,不要變成針對某人的批評。這會讓下屬對主管喪失信任與好感。
與部屬有效溝通的技巧四:主動傾聽
傾聽不僅是聽到對方說什麼,更重要的是要理解對方的意思和感受。透過主動傾聽,你可以建立與部屬的信任,讓他們感受到被尊重和重視。具體包括:
- 專注:溝通時,保持眼神接觸,避免分心。讓對方感受到你對其話語的重視。
- 重述:重複對方的話,確認理解無誤,這不僅表明你在聽,還能幫助澄清可能的誤解。
- 提問:適時提問,表達對談話內容的關注和興趣。並透過開放式問題,引導下屬進一步闡述,促進更深入的交流。
主動傾聽有助於建立信任,讓部屬感受到被尊重和重視,這是與部屬建立信任重要的一環。當部屬信任你時,他們會更願意與你分享想法、意見和問題,你也更容易獲得他們的支持和配合。
![傾聽、理解、尊重,能讓主管與部屬建立信任與良好的合作關係;當部屬面臨問題,也不會怯於向主管求助。|Meet.jobs 專欄:【管理職職涯導航 3】領導部屬絕不是「下指令」!初階主管該掌握的 5 個關鍵溝通策略](https://column-assets.meet.jobs/content/uploads/2024/06/13165833/pexels-shvets-production-7176305-1024x683.jpg)
與部屬有效溝通的技巧五:情境領導
情境領導理論(Situational Leadership Theory)由 Paul Hersey 和 Kenneth Blanchard 於 1969 年提出,是一種根據員工的成熟度(員工在某項任務上的能力和意願)調整領導風格的理論。該理論認為,有效的領導者應根據不同員工的成熟度,採取不同的領導方式,以激發他們的潛力和提高團隊績效。
下面是情境領導的 4 個階段:
- 指示型(Directing)「我決定、你照做」:對於新進員工或能力較不足的下屬,提供明確的指示、指導和支持,幫助他們完成任務。
- 引導型(Coaching)「我們一起討論,我決定」:在下屬有高度興趣,但能力尚不足夠時,提供討論機會,鼓勵他們表達自己的想法和意見,逐漸提高他們的參與度和積極性,強化他們的能力。
- 支持型(Supporting)「我們討論,你決定」:在下屬已具備一定能力但需要鼓勵時,授權他們參與決策,,並提供必要的支持和鼓勵,增強他們的信心。
- 授權型(Delegating)「我相信你的決定」:對於經驗豐富、有很強自我管理能力的下屬,授予更多自主權,讓他們發揮創造力自行制定計劃、做出決策和完成任務。
作為主管,與部屬建立有效溝通是成功領導的重要技能。通過建立信任、清晰的溝通、選擇溝通管道、主動傾聽和情境領導,你將能夠打造一個高效和諧的工作環境,促進團隊的合作和發展。
以上是初階管理職在溝通技巧上的建議。希望對看到這邊的你有所收穫。有任何想法或意見回饋,也都歡迎留言讓我知道,或者在 LinkedIn 上找到我!
Henry Hung:https://www.linkedin.com/in/wthung/
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作者介紹
Henry Hung
軟體工程師出身,具有研發及業務雙重經驗,曾創下 8 年內 6 次升遷紀錄。擔任過外商研發部門主管、專案經理、業務經理、產品行銷等職務後,自行創業從事線上課程產業,專注在職場領域的管理職與專業技能培訓,協助每個人成為更優秀的自己。【職場要發光,就找人才邦】