新手主管在職場上會面臨許多挑戰，而是否能夠「有效溝通」，則是管理者成功領導團隊的關鍵技能。「人才邦 Talent Booster」創辦人 Henry 洪偉騰從企業訓練／教練的心路歷程，分享管理者可以用來建立信任、提高清晰度、選擇適當的管道、練習積極傾聽和運用情境領導力的 5 種關鍵溝通技巧。透過掌握這些技巧，管理者可以創造高效、和諧的工作環境，推動協作並實現組織目標。
上一篇文章【管理職職涯導航 2】新手主管遇到的挑戰有哪些？該如何克服？，我們談到了新手主管會遇到哪些常見挑戰。這篇我們接著聊聊主管的「溝通技巧」。
初階主管是個承上啟下（aka 三明治）的位置，需要根據上層主管給的任務，轉化成可以讓底下同仁執行的具體指令。同時，也需要將團隊的成果，轉化成上層主管在意的彙報內容，而不是流水帳報告。這就很需要溝通技巧。請務必記得強化自己的溝通能力。在科技業中，初階主管面臨的挑戰之一，就是如何與團隊成員建立有效的溝通。良好的溝通不僅能提高工作效率，還能增進團隊凝聚力和員工滿意度。以下介紹如何利用溝通技巧，幫助各位成為卓越的領導者。
與部屬有效溝通的技巧一：建立信任
信任是有效溝通的基石。當雙方有互信時，溝通才會順暢。如果下屬不信任主管，工作效率便會受到影響，因為他們會質疑主管的指示是否真誠，獎懲是否公正。因此，建立和維護團隊對主管的信任是至關重要的。身為主管，應該通過下列具體方法來建立和維持團隊對你的信任。
- 誠實：主管應對團隊成員坦誠相待，不隱瞞問題和困難，即使是負面的消息也要如實告知。誠實的態度可以增加可信度，讓下屬感受到主管的真誠及尊重。
- 公開透明：主管應主動分享相關資訊和決策過程，讓團隊成員了解情況，避免不必要的猜測和不安。透明的溝通可以增進團隊成員對主管的了解，建立起相互理解和信任的基礎。
- 言行一致：主管應言行一致，不要說一套、做一套，建立穩定和可預測的領導形象，這有助於同仁對主管的信賴。
另外，主管還需營造一個具有「心理安全感」、讓下屬敢講壞消息的團隊氛圍。主管應明確表示自己願意傾聽下屬的想法，即使是負面的回饋或是與自己觀點相悖的意見，才是一個理想的狀況。若都只報好事，不講壞消息，那通常壞消息傳到主管這邊時，往往收拾起來會很辛苦。因此要建立讓同仁敢講壞消息的團隊氛圍。當主管贏得下屬的信任時，溝通將更加順暢有效，團隊也會更加團結，能夠一起努力達成目標。
與部屬有效溝通的技巧二： 訊息清晰具體
清晰的溝通是為了避免誤解和混亂，確保訊息傳遞準確的關鍵。當訊息沒有清楚傳遞時，下屬可能會對主管的想法及指示產生猜測或疑慮，就有可能做偏，造成時間上的浪費或重工。因此，主管可以透過以下的方式來清楚傳遞指令：
- 簡明扼要：在傳遞訊息時，應該盡量簡潔，避免冗長的描述，突出任務的重點及核心內容。
- 具體指導：為下屬提供明確的指導和期望，讓他們知道應該如何行動和達成目標。包括：
- 明確的任務目標：明確告知下屬任務的目標和期望成果，讓他們對任務有清晰的認識。
- 具體的行動步驟：提供分步指導，讓下屬了解完成任務的具體步驟和方法。
- 可衡量的績效標準：明確告知下屬任務的績效評估標準，讓他們能夠對自己的工作進行評估。
- 雙向回饋機制：建立雙向的回饋機制，允許同仁表達意見和建議，並及時回應他們的需求。
- 5W1H 法：分派複雜任務時，可以使用此方法來確保資訊傳遞的清晰完整。
- What：任務是什麼？
- Who: 誰負責？明確指定任務的負責人，並告知團隊成員各自的職責分工。
- When: 何時完成？明確告知任務的截止日期，並提供合理的完成時間。
- Why: 為何要做這件事？解釋任務的背景和目的，讓下屬理解任務的重要性。
- Where: 在哪裡進行？影響範圍有多大？
- How: 如何進行？有哪些參考資料？
5W1H 法可以幫助下屬對於任務有基礎的了解，遇到突發狀況便能有效地臨機應變，不需要事事都回頭請示主管，而且往往可以得到比主管原本預期更高的成果。
與部屬有效溝通的技巧三：選擇合適管道，溝通事半功倍
隨著科技進步，職場溝通管道選擇越來越多元，包含見面談、視訊對談、語音對談、錄音訊息、Email、即時通訊軟體等。每種溝通管道的特色與用途都不同，選擇合適的溝通方式才能事半功倍。
主管應針對每個不同的溝通目的，選擇比較合適的溝通管道。例如複雜的議題或者壞消息，最好是面對面當面談，才能根據對方反應決定如何調整溝通策略。而通訊軟體只適合簡單的訊息確認，不適合當成正式的任務交辦，因為追蹤會是個問題。記得弄清楚各種溝通管道的特性與優缺點，才能選擇合適的溝通方式。
如果是針對團隊成員，一個很簡單的原則是：表揚要公開進行，批評／指導最好私下。
公開表揚是為了讓其他同仁有仿效的目標，同時可以讓表揚這個動作的效益最大化；而批評／指導同仁最好私下進行，留個顏面給對方，因為沒有人喜歡被公開貶低。如果情況必須在公開會議上檢討或提醒大家，那請記得就事論事，不要變成針對某人的批評。這會讓下屬對主管喪失信任與好感。
與部屬有效溝通的技巧四：主動傾聽
傾聽不僅是聽到對方說什麼，更重要的是要理解對方的意思和感受。透過主動傾聽，你可以建立與部屬的信任，讓他們感受到被尊重和重視。具體包括：
- 專注：溝通時，保持眼神接觸，避免分心。讓對方感受到你對其話語的重視。
- 重述：重複對方的話，確認理解無誤，這不僅表明你在聽，還能幫助澄清可能的誤解。
- 提問：適時提問，表達對談話內容的關注和興趣。並透過開放式問題，引導下屬進一步闡述，促進更深入的交流。
主動傾聽有助於建立信任，讓部屬感受到被尊重和重視，這是與部屬建立信任重要的一環。當部屬信任你時，他們會更願意與你分享想法、意見和問題，你也更容易獲得他們的支持和配合。
與部屬有效溝通的技巧五：情境領導
情境領導理論（Situational Leadership Theory）由 Paul Hersey 和 Kenneth Blanchard 於 1969 年提出，是一種根據員工的成熟度（員工在某項任務上的能力和意願）調整領導風格的理論。該理論認為，有效的領導者應根據不同員工的成熟度，採取不同的領導方式，以激發他們的潛力和提高團隊績效。
下面是情境領導的 4 個階段：
- 指示型（Directing）「我決定、你照做」：對於新進員工或能力較不足的下屬，提供明確的指示、指導和支持，幫助他們完成任務。
- 引導型（Coaching）「我們一起討論，我決定」：在下屬有高度興趣，但能力尚不足夠時，提供討論機會，鼓勵他們表達自己的想法和意見，逐漸提高他們的參與度和積極性，強化他們的能力。
- 支持型（Supporting）「我們討論，你決定」：在下屬已具備一定能力但需要鼓勵時，授權他們參與決策，，並提供必要的支持和鼓勵，增強他們的信心。
- 授權型（Delegating）「我相信你的決定」：對於經驗豐富、有很強自我管理能力的下屬，授予更多自主權，讓他們發揮創造力自行制定計劃、做出決策和完成任務。
作為主管，與部屬建立有效溝通是成功領導的重要技能。通過建立信任、清晰的溝通、選擇溝通管道、主動傾聽和情境領導，你將能夠打造一個高效和諧的工作環境，促進團隊的合作和發展。
以上是初階管理職在溝通技巧上的建議。希望對看到這邊的你有所收穫。有任何想法或意見回饋，也都歡迎留言讓我知道，或者在 LinkedIn 上找到我！
Henry Hung：https://www.linkedin.com/in/wthung/
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