淺談推薦人和推薦信你必須知道的事

Jan 20, 2022
Reinhardt Lin

現代多數人面臨工作轉職或研究所推甄時,都會在履歷裡附上推薦信;而身為被推薦人的你,應該親自審閱推薦信嗎?Meet.jobs 創辦人林昶聿認為,在一般外商的 Ethical Code 面前,推薦信的核心價值應是「真實」;並淺談外商企業推薦信的執行模式,幫助台灣人才正確選擇推薦人,為個人價值加分。

推薦信不能讓被推薦人看過

一位過去的實習生,找我做工作的 reference。她說「可以自己寫一份再給你過目」,看到這句話,我不禁莞爾。

其實依照一般外商的「Ethical Code」(道德準則),推薦人的推薦信裡寫了什麼,是不能讓被推薦人知道的。這是因為不管是企業招募人才或學校錄取學生,都傾向知道人選最真實的狀態;如果人選看過推薦信,難免對內容給予美化,推薦也就失真了。

但這並不表示人選完全不能和推薦人討論推薦信的內容。事實上,推薦人未必熟悉人選要應徵的企業或申請的學校。因此具備經驗的推薦人,當然會詢問申請者,你為什麼適合這家企業(或學校)?希望我著重於你的哪些經歷和優點?

具體執行時,推薦人會把推薦信彌封,直接寄送到申請的企業或學校,而不會經由人選來遞送,以此避嫌。現在是資訊時代了,筆者更常遇到的,是直接詢問推薦人的聯絡資訊,企業或學校將會主動和推薦人聯繫;又或者,直接將推薦信上傳到企業或學校的線上系統,取代傳統信件往來。

實際合作經驗比推薦人知名度更重要

既然可以和推薦人討論推薦內容,那麼推薦信應該要包含哪些內容呢?在討論內容之前,首先是慎選推薦人。

到底是選擇知名度或位階相對更高的人,例如:公司的執行長、高階主管,還是和自己有更多合作經驗的人,例如:直屬主管,來作為推薦人呢?一般來說,應該要選擇後者,也就是相對更了解自己的人。因為不管是企業還是學校,都希望能夠更貼近地認識應徵人選。

當然,能夠說服一定地位或聲望的人幫自己背書,某種程度上也體現了自己的能力;但這些人往往非常忙碌,因此在不夠了解人選的情況下,難免會有「你先把推薦信的內容寫好,我幫你簽名」的疑慮。此外,一定程度了解自己的推薦人,往往可以為申請(或應徵)出謀劃策,提出人選本身也沒有想到的重點,這也是「地位高卻沒有實際合作經驗的推薦人」無法給予的價值。

這邊值得一提的是,既然「實際和自己共事」比「推薦人的聲望地位」更加重要,那麼我可不可以找先前的同事或同學來推薦我呢?關於這一點,如果在學術研究上的同儕互推,還算是相對合理的;但如果是工作專業上的表現,一般認為對於自己負有管理責任的主管,或起碼有利害關係的推薦人要更為合適。

最後,比起「推薦人和人選的關係」,「推薦人和企業 / 學校的關係」其實要來得更為重要。這也是為什麼企業最有效的招募手段其實是「內部推薦」,而海外的名校通常都會錄取「推薦人是校友」甚至「家族長輩中有校友」的人選了。

推薦信的內容應著重人選對於企業 / 學校的價值

好不容易,終於得到推薦人的同意,找到一位,
1. 實際和自己共事過
2. 在業內具備一定聲望
3. 和應徵的企業 / 申請的學校也有連結
三者都具備的完美推薦人。那麼,推薦信的內容應該要怎麼寫呢?

首先是介紹兩人之間的關係,是在怎樣的工作 / 求學情境下認識,一起共事多久,負有怎樣的管理責任。而後著重於人選在專業能力上的表現與成就,對於前公司或學校有怎樣的貢獻。

更重要的,是人選對於他將要應徵的這家企業或申請的學校,能發揮什麼價值。在應徵工作的情境下,通常有一題是非常關鍵的,就是「如果有機會,您是否願意再和這位人選合作?」(或再次邀請該人選加入您的團隊);這一題是絕對不可能讓人選知道答案的,而「Yes」的答案,就是對人選最大的肯定。

除此之外,企業會詢問或者推薦人應該主動提及的,是人選的缺點,或是「共事時需要注意的事」。身為人選,這代表你有極大的機會會被學校或企業錄取,所以其實並非壞事;也因為有這樣的敏感內容,企業或學校才會要求不能讓人選得知最終的推薦內容。就算是企業主動聯繫推薦人的「reference check」,也多半以電話詢問,而不會讓人選知道對話內容。

結語:歐美社會看待「推薦」和「人脈」的不同方式

在較為傳統的亞洲社會裡,「人脈」或者說「關係」往往被看作爲個人的資產。「我認識某人」、「我和誰一起吃過飯」,甚至是和名人的合照,作為拉抬自己身份的一種象徵;而其背後意義是,「想認識這些人嗎?拜託我,我可以幫你」,甚至暗示「我也是一個人物」。

並不是說西方文明就更為發達先進,但在看待「人脈」這件事,歐美社會是將個人的「實力」連結在一起的。

人脈只是實力的一部份,而實力卻是人脈的全部。

他人對於自己的認可和交情,體現在「推薦」這件事情上。所以並不是說歐美社會就不講「關係」,而是將「關係」明文呈現出來,作為對於彼此價值的認同,甚至擔保。早在中世紀就存在的「介紹信」、「推薦信」就已經體現了這樣的邏輯。

「推薦」是作為錄取工作時重要的材料之一,時刻體現自己對於工作的態度、人脈的經營,專注在溝通上讓別人更能看到自己、了解自己,並獲得更多人的認同和推薦,是現代工作者必不可或缺的重要課題。

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作者介紹

Reinhardt Lin

全球跨境人力媒合平台 Meet.jobs CAO & Co-Founder,德國 ESMT 商學院 MBA,國立交通大學電子工程學系學士。資深產品經理、MBA、Ruby on Rails 全端開發者、Open Source 信徒、無國界浪人和社會企業中毒者。曾在 27 個不同國家工作、求學、旅行。有感於不同人在不同時空將有不同價值,創立 Meet.jobs,現已擁有來自 71 個國家的企業和個人用戶。

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